UEA invullen in 2026: de eigen verklaring stap voor stap

Wanneer heb je een UEA nodig?

Volgens PIANOo is het UEA verplicht bij aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen. Ook onder de drempels moet het worden gebruikt als de opdrachtgever uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen stelt (artikel 1.19 Aanbestedingswet). De opdrachtgever maakt het UEA voor de aanbesteding klaar en voegt het toe aan de aanbestedingsstukken; jij vult het in.

Wat je verklaart

De eigen verklaring gaat volgens artikel 2.84 van de Aanbestedingswet over:

• uitsluitingsgronden: bijvoorbeeld een veroordeling voor fraude, omkoping of witwassen (verplichte uitsluiting, artikel 2.86) of een faillissement (facultatief, artikel 2.87);
• geschiktheidseisen: de minimumeisen uit de aankondiging, zoals referenties, omzet of certificaten;
• technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden over milieu, dierenwelzijn of sociale aspecten;
• selectiecriteria, als de opdrachtgever het aantal deelnemers beperkt.

Gegevens die in het UEA gevraagd kunnen worden, mag de opdrachtgever bij de inschrijving niet ook op een andere manier vragen (artikel 2.85). Je stuurt dus meestal nog geen uittreksels of verklaringen mee; de stukken zeggen precies wat wel.

Stap voor stap

1. Lees eerst de eisen. Zet de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eventuele selectiecriteria uit de aankondiging naast elkaar. Klopt alles? Twijfel je over een eis, stel dan een vraag in de nota van inlichtingen.
2. Open het UEA via TenderNed. Bij een aanbesteding op TenderNed open je het UEA in de UEA-module. TenderNed maakt er een pdf- en een XML-bestand van. Loopt de aanbesteding via een ander platform, volg dan de instructies in de aanbestedingsstukken.
3. Vul alleen in wat gevraagd wordt. De opdrachtgever heeft vooraf bepaald welke onderdelen van toepassing zijn.
4. Schrijf je in met anderen? Doe je mee als combinatie, of beroep je je op de ervaring of middelen van een ander bedrijf, kijk dan in de aanbestedingsstukken of elke partij een eigen UEA moet indienen.
5. Onderteken en voeg toe zoals de aanbestedingsstukken voorschrijven, en controleer of je tekenbevoegd bent.

De bewijsstukken: alleen als je wint

De opdrachtgever vraagt de bewijsstukken pas op bij de inschrijver aan wie hij de opdracht wil gunnen (artikel 2.102). Bereid ze wel voor, want de tijd is dan vaak kort. De wet noemt onder meer (artikel 2.89):

De ouderdom geldt op het moment dat je je inschrijving indient. Een gedragsverklaring aanbesteden die nog geldig is, kun je dus voor meerdere aanbestedingen gebruiken. Voor geschiktheidseisen (zoals referenties) vraagt de opdrachtgever de bewijzen die in de stukken staan.

Veelgemaakte fouten

• Een oud UEA hergebruiken zonder te controleren. Een eerder gebruikte eigen verklaring mag je opnieuw indienen, mits je bevestigt dat de gegevens nog kloppen (artikel 2.85, vierde lid). Kijk wel of deze opdrachtgever dezelfde vragen stelt.
• Verklaren dat je aan een eis voldoet zonder dat je het bewijs straks kunt leveren.
• De bewijsstukken pas aanvragen als je hoort dat je gaat winnen.

Zoek je eerst een passende aanbesteding? Bekijk de aanbestedingen per sector.