Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Omschrijving

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voornemens gezamenlijk een nieuw Document Management Systeem (DMS) aan te schaffen ter vervanging van het huidige DMS. Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een toekomstbestendige, veilige en gebruiksvriendelijke DMS-oplossing die de UvA en HvA ondersteunt bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers. De opdracht omvat onder meer de levering van de DMS-oplossing, implementatie en configuratie, migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling. De aangeboden oplossing dient aan te sluiten op de bestaande informatievoorziening van de UvA en HvA en onder meer ondersteuning te bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisatie, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken, audittrail en integraties met de bestaande Microsoft 365-omgeving. Bij de beoordeling wordt naast de kwaliteit van de aangeboden oplossing en dienstverlening onder meer gekeken naar de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, security en compliance en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid. De prijs vormt eveneens onderdeel van de beoordeling. Als onderdeel van de gunningsprocedure worden verplichte demonstraties georganiseerd waarin de inschrijvers de aangeboden oplossing aan de hand van verschillende praktijksituaties demonstreren. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

CPV-codes

• 72000000IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (hoofdopdracht)
• 72310000Gegevensverwerkingsdiensten

Meer in deze hoofdgroep: IT-diensten

Documenten

De aanbestedingsdocumenten staan niet op TenderNed maar op Mercell.

Tijdlijn van deze aanbesteding

Publicaties van Universiteit van Amsterdam met kenmerk 6ce56a0d-a991-4cd2-8b2e-f85333c80d56, oudste eerst.

1. 19 augustus 2026Aankondiging opdracht: Vervanging Document Management Systeem (DMS) (deze pagina)
2. 6 november 2026Rectificatie: Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Meer open opdrachten

In IT-diensten

• Managed Service Provider voor het Beslis Advies Systeem (BAS) · CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg)
• Afvalregistratieapplicatie · Gemeente Zoetermeer
• Modernisering Applicatielandschap (MALS) · Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Regionaal project e-depot - Gemeente Leeuwarden · Gemeente Leeuwarden
• Voertuignavigatie · Veiligheidsregio Drenthe

Van Universiteit van Amsterdam

• Vervanging meubilair collegezalen OMHP · sluit 20 november 2026
• Liftonderhoud UvA – Universiteitskwartier en Roeterseilandcampus · sluit 6 december 2026
• Bedrijfssport Abonnementen HvA · sluit 4 januari 2027